Les outils de gestion des ressources humaines permettent aux gestionnaires de sauver du temps tout en améliorant la qualité de leur travail, essentiellement en allégeant le poids des contraintes administratives. Mais quelles sont les fonctionnalités essentielles que nous utilisons au quotidien ? À quels besoins répondent-ils ?

L’automatisation des processus d’embauche ou le “onboarding”

Afin de soutenir le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, un système efficace de “onboarding” est devenu incontournable au sein d’une entreprise qu’elle soit petite ou grande.  Lors de l’embauche, la gestion des formulaires administratifs est l’une des tâches les plus consommatrices en temps. Cette activité peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours : c’est un temps précieux que perdent les nouveaux arrivants, tout comme le département des ressources humaines et l’ensemble de l’entreprise.  Tous ses documents pourraient avoir été lus et signés avant même l’arrivée du nouvel employé.  Le processus automatisé d’embauche permet de réduire la lourdeur administrative et réduit le temps nécessaire au nouvel arrivant pour atteindre sa pleine productivité.

La gestion du temps et de la paie

Une des fonctions de base qu’on attend des nouveaux logiciels de gestion des ressources humaines est de collecter les informations liées au temps travaillé afin de permettre de maîtriser le cycle de salaire, depuis la saisie des présences jusqu’au versement des paies. L’outil doit ainsi permettre de sauver du temps, de réduire les risques d’erreurs, mais également de pouvoir contrôler les coûts de la main-d’œuvre.

Les nouvelles technologies de ressources humaines suivent ainsi l’absentéisme, les retards, les temps travaillés, les congés, les charges sociales et les avantages sociaux et regroupent les informations dans une base de données centralisée. À partir des renseignements collectés, il est possible d’extraire des rapports périodiques et spécifiques concernant ces données.

Une aide pour le recrutement et le développement des talents

Les logiciels de gestion RH intègrent des outils permettant de gérer le capital humain. Cela va du recrutement à l’administration, en intégrant le suivi des performances et la gestion de la  rémunération. Des rapports analyses de performances, indiquant les perspectives d’évolution et de résultats des collaborateurs peuvent être générés, afin de faciliter l’identification des talents à valoriser afin qu’ils restent et se développent dans l’entreprise.

Un outil précieux pour la gestion des évaluations de rendement

Lorsqu’ils sont gérés manuellement, les évaluations de rendement, et notamment les entretiens annuels d’évaluation sont incontestablement les tâches les plus chronophages. Grâce au logiciel de gestion RH, le manager peut remplir les formulaires d’évaluation pour ses employés, qui eux ont chacun la possibilité de se connecter via une connexion internet afin de prendre connaissance de leur évaluation et éventuellement la commenter. Les responsables RH disposent quant à eux d’une vision synthétique sur les campagnes d’entretien, leur avancement et les besoins en formation identifiés ou encore les souhaits d’évolution des salariés. Ces informations centralisées, historisées et exploitables, améliorent le suivi des collaborateurs et facilitent la gestion des RH.

Des analyses très utiles pour gérer les ressources humaines

Les outils de gestion des ressources humaines permettent de collecter, via les différents systèmes d’information, les données à dominantes RH pour les stocker dans une base de données afin de pouvoir ensuite les exploiter. C’est ainsi que l’on peut analyser finement ces informations afin de prévoir les tendances sociales et être en mesure de prendre des décisions éclairées, tant au niveau opérationnel que stratégique et notamment :

  • anticiper les besoins futurs tant en termes d’effectif que de compétences et de profils, en gérant le capital humain et la pyramide des âges
  • améliorer le recrutement en identifiant les profils qui performent dans la structure et la fonction
  • réduire l’absentéisme et prévenir le présentéisme en mettant en lumière les facteurs et signaux faibles
  • gérer et conserver les talents en les repérant, déterminant les leviers de motivation et anticipant les risques de démotivation
  • diminuer le taux de roulement en identifiant les causes de départ.

Les méthodes d’analyse des outils de gestion des ressources humaines utilisent des modèles statistiques éprouvés permettant également de faire correspondre les besoins des entreprises et ceux des collaborateurs.

Un logiciel de gestion des ressources humaines doit avant tout permettre de répondre aux besoins propres de l’entreprise et s’intégrer dans son système d’information. En l’adaptant aux spécificités et aux objectifs de la structure, on crée un outil de gestion des ressources humaines sur mesure contribuant à améliorer les performances de l’ensemble des services.