En tant que professionnel en ressources humaines, vous êtes probablement très enthousiaste à l’idée d’implanter un logiciel RH au sein de votre organisation. Or, vous devez convaincre votre patron que c’est une bonne idée.
Comment faire accepter votre idée au comité de direction? Comment construire votre dossier? Voici quelques conseils et statistiques pour vous appuyer dans vos démarches.
6 raisons d’implanter un logiciel RH
Quels sont les bénéfices d’avoir un logiciel RH? Intuitivement, vous savez que c’est ce qu’il vous faut, mais voici quelques faits statistiques qui sauront convaincre la direction.
1. Optimiser les processus en place pour gagner en efficacité
Parfois, lorsque l’équipe de ressources humaines est débordée, le réflexe est d’embaucher un nouvel employé pour donner un coup de main. Toutefois, passer de 2 à 4 employés dans l’équipe RH ne doublera pas forcément l’efficacité du groupe.
Avant de considérer une nouvelle embauche, il faut réfléchir aux processus en place et tenter de les optimiser.
Voici un exemple concret lié aux évaluations de la performance :
Vous envoyez un courriel à l’évalué, à ses pairs et à ses gestionnaires. Vous « courez après les réponses » de tous et chacun et copiez-collez le tout dans un fichier Excel. Vous passez d’innombrables heures à monter le dossier de chacun, qui finira peut-être par se perdre d’ici l’an prochain lorsque le gestionnaire de l’employé en aura besoin. Avec un logiciel RH, les courriels sont envoyés automatiquement, avec des rappels pour les employés qui n’ont pas complété l’évaluation puis une trace écrite est gardée dans son dossier, sans que vous deviez créer un fichier par vous-même.
Implanter un logiciel RH fait gagner énormément de temps à toute l’équipe de ressources humaines. Ce temps peut être investi pour trouver de nouvelles stratégies pour améliorer la culture d’entreprise, augmenter les efforts de reconnaissance des employés ou organiser des activités qui stimuleront la rétention.
2. Économiser de l’argent
La majorité des logiciels RH sont payants, mais il ne faut pas les considérer comme une dépense. Au contraire, implanter un logiciel RH est un bon investissement pour améliorer l’engagement des employés. Puisque le personnel de ressources humaines sauve du temps sur les tâches manuelles, il en obtient davantage pour s’occuper des employés. Les employés sont beaucoup plus fidèles s’ils se sentent écoutés et épaulés au travail. Dans le cas contraire, un haut taux de roulement coûte une fortune à l’entreprise.
Selon une étude récente, il faut débourser 30% à 50% du salaire annuel d’un employé junior (gagnant environ 40 000$/an) pour le remplacer. Ce pourcentage augmente à 400% pour un employé spécialisé (gagnant en moyenne 120 000$/an).
3. Diminuer le risque d’erreur en automatisant les tâches manuelles
Une enquête réalisée aux États-Unis a démontré que 33% des entreprises dépensent des milliards de dollars chaque année pour des erreurs d’inattention commises en produisant la paie? L’erreur est humaine. Il est impossible que le personnel de ressources humaines ne fasse jamais d’erreurs d’inattention de temps à autre. Cependant, ces petites coquilles peuvent être évitées lorsqu’un logiciel RH automatise les tâches redondantes.
Implanter un logiciel RH qui s’intègre à votre solution de paie permet de diminuer le risque d’erreur de saisie manuelle. Idem pour les erreurs liées aux statistiques calculées manuellement, aux pertes de documents papiers, aux dossiers incomplets, aux oublis de matériel lors de l’intégration des nouveaux employés : bref, la liste est longue!
4. Raccourcir les délais d’embauche
Recruter peut prendre du temps. Certains postes spécialisés donnent des maux de tête aux recruteurs et ils doivent être très organisés pour répondre adéquatement à tous les candidats.
Récemment, une gestionnaire RH m’a confié qu’elle a embauché 100 personnes toute seule en une seule année, sans logiciel RH. Quand je lui ai demandé son secret pour avoir réussi cette tâche colossale, a avoué avoir lésiné sur la qualité des candidats et que son taux de roulement a atteint des sommets records.
Selon une étude menée en 2015, 75% des recruteurs utilisent un système ATS pour gérer leurs candidatures et 94% d’entre eux ont vu des améliorations notables dans leur processus de recrutement.
Un bon système ATS permet de gérer vos candidats en un seul endroit, envoyer des rapports et des statistiques en temps réel aux gestionnaires, puis de publier vos offres d’emplois en quelques clics. Il peut simplifier le processus de recrutement en augmentant la vitesse de réponse aux candidats et donc en diminuant les délais d’embauche.
5. Mesurer la performance de l’équipe RH
Mesurer les efforts fournis par les équipes de ressources humaines ne se fait pas aussi facilement que de calculer le ROI des finances de l’entreprise. Vous aurez de la difficulté à calculer manuellement les indicateurs clés en RH.
Le taux de roulement, le taux d’absentéisme, l’évolution du nombre d’employés, le temps et le coût par embauche sont quelques exemples qui vous permettront de mettre en lumière s’il y a des éléments critiques à la pérennité de l’entreprise.
Il a été prouvé que si vos employés sont motivés et engagés, le taux de roulement sera 40% moins élevé que les entreprises où les employés ne se sentent pas dévoués au travail.
Implanter un logiciel RH vous permet d’obtenir une panoplie de statistiques sur vos employés en quelques secondes alors qu’il vous faudrait plusieurs heures pour toutes les calculer manuellement. Que ce soit l’âge moyen des employés, le nombre de formations, le nombre d’années d’expérience par employé, etc. Généralement, si un logiciel RH ne vous fournit pas les statistiques plus avancées que vous recherchez, il vous offrira toutes les données pour effectuer vos calculs.
6. Conserver les données des employés à l’abri des intempéries
Si tous vos documents sont classés dans des dossiers papiers, vous prenez de très grands risques. Nul n’est à l’abri d’un incendie, d’un vol ou d’une inondation. De plus, si vous déménagez l’emplacement du bureau, plusieurs documents peuvent se perdre en cours de route.
En ayant toutes vos données sur les employés dans le « nuage » (cloud), vous les protégez des intempéries. Vous aidez également l’environnement en sauvant quelques arbres et économisez sur les coûts d’impression.
4 astuces pour convaincre votre patron
1. Parlez la langue des affaires : exposez des faits et des statistiques
L’intuition convainc rarement les chefs d’entreprise. Pourtant, c’est grâce à elle que vous mettez en lumière certaines problématiques de la compagnie. Toutefois, l’intuition n’est pas suffisante pour engendrer des dépenses et même, dans certains cas, du temps.
Montrez à vos supérieurs qu’il existe des statistiques réelles sur l’implantation d’un logiciel RH, qu’ils vont sauver de l’argent et du temps. Aucun CEO ne peut être contre l’idée d’augmenter ses revenus. Arrivez avec des données concrètes sur les économies que votre entreprise pourra faire, mais aussi sur toute la valeur ajoutée qu’un logiciel RH peut apporter.
2. Préparez-vous à l’avance pour être clair, net et précis
Ne vous précipitez pas dans le bureau de votre supérieur sans être préparé. Vous pouvez rédiger un document avec l’objectif d’implanter un logiciel RH, les problématiques que vous tentez de résoudre, les opportunités qu’il peut créer, etc.
Envisagez les contre-arguments que votre patron pourrait répliquer et tentez d’avoir une réponse appropriée le temps venu.
Une bonne préparation vous rendra plus confiant et surtout plus crédible aux yeux de la direction. Lorsque vous mettez le pied dans une nouvelle entreprise, ce sont vos premiers projets qui sont les plus difficiles à soumettre à la direction. Une fois que vous avez établi un lien de confiance, ils accepteront beaucoup plus rapidement vos idées.
3. Montrez-lui le temps que vous passez sur chacune des tâches qui pourraient être automatisées
Voici un moyen efficace de convaincre le CEO ou le CFO : exposez sur quelles tâches manuelles vous perdez le plus de temps. Un fichier Excel peut être très convaincant s’il est bien préparé.
Voici un exemple :
Indiquez le nom de la tâche, une courte description, le temps que vous y allouez ainsi que la fréquence, puis calculez le total. Inscrivez le nombre d’heures par semaine attribuées à ces tâches ainsi que votre salaire horaire. Ces chiffres révélateurs seront très convaincants.
Par exemple, si vous passez 15h par semaine sur des tâches manuelles et que votre salaire horaire est de 40$ de l’heure, cela équivaut à 600$ par semaine, soit 31 200$ par année. De quoi faire paniquer votre responsable des finances!
Si vous avez plusieurs membres dans l’équipe, répétez cet exercice pour chacun d’entre eux. Aucun logiciel RH ne devrait coûter plus cher que le montant total lié à vos tâches administratives et à celles de votre équipe.
4. Communiquez l’information de la façon qui lui fait plaisir
Votre patron, vous le connaissez généralement assez bien, à moins d’être arrivé il y a moins d’une semaine dans l’entreprise. Vous savez ce qu’il aime et ce qu’il déteste. S’il est du genre organisé, proposez-lui une rencontre à l’agenda en indiquant un sujet clair, comme « Pourquoi implanter un logiciel RH ».
S’il aime les imprévus et les discussions de « coin de table », proposez-lui d’aller prendre un café avec vous pour lui expliquer votre projet.
Si en voyant un fichier Excel, il a des haut-le-cœur, mettez vos tableaux dans un document Word. Bref, allez-y selon ses préférences. Le contenu est primordial, mais un bon contenant peut augmenter l’envie de lire votre document.
S’il aime les documents rapides à lire, faites-lui un résumé en une seule page que vous lui remettrez après la rencontre. S’il aime analyser et comprendre tous les détails de la situation, donnez-lui un dossier plus étoffé.
Finalement, privilégiez une rencontre en personne parce que votre enthousiasme pour votre projet d’implantation d’un logiciel RH sera contagieux. Si votre patron voit que vous croyez fermement en votre idée, il risque de vous écouter davantage. Si en plus, vous choisissez un logiciel comme Cangaroo RH qui n’a aucun coût mensuel, il aura du mal à refuser.
Surtout, ayez confiance en vous. Avec une bonne préparation et de bons arguments, vous avez de grandes chances de convaincre votre manager. Si la relation est tendue avec votre gestionnaire, proposez à un autre membre de la direction de présenter votre projet, même si votre égo en est touché. Vos efforts finiront nécessairement par être récompensés.
