Bien des gestionnaires et employés redoutent la fameuse rencontre d’évaluation. Pourquoi? Entre autres choses, parce qu’il n’est pas facile pour le superviseur de dire les vraies choses surtout quand il s’agit de sous performance, autant qu’il n’est pas facile pour l’employé de recevoir cette information.
Voici quelques trucs pour faciliter la rencontre.
Communiquez clairement vos attentes
La communication des attentes est souvent une étape négligée. Elle est pourtant la base de toute démarche de gestion de la performance, car elle permet à l’employé de déployer ses efforts en fonction des résultats et des comportements attendus. De plus, toute surprise sera évitée, car votre employé saura sur quels critères son travail sera évalué.
En plus de remettre à l’employé la description du poste et le formulaire d’évaluation qui sera utilisé, il est important d’avoir une discussion à ce sujet. Si vous le souhaitez, vous pouvez impliquer l’employé dans la détermination des résultats attendus. Cela pourrait d’ailleurs faciliter son acceptation des critères d’évaluation puisqu’ils ne lui seront pas imposés.
Lors de cette étape, il est aussi important de préciser à l’employé de quelle façon sera déterminée s’il a atteint la performance souhaitée. Cela peut être, par exemple, par un pourcentage d’augmentation des ventes ou par l’observation de comportements précis (ex : comprendre les besoins du client avant de lui proposer des solutions).
Éviter les surprises
L’employé ne devrait jamais avoir de surprises durant la rencontre d’évaluation. Vous ne devez surtout pas être perçu comme la redoutable boîte à surprises! La rencontre d’évaluation est un moment privilégié avec l’employé afin de discuter plus en profondeur des divers sujets relatifs à ses compétences, à ses objectifs et de faire un bilan de la période d’évaluation qui vient de se terminer. Donnez de la rétroation en continue, tout au long de la période d’évaluation.
Se préparer tout au long de l’année
Une année passe rapidement surtout quand on supervise plusieurs employés. Prenez des notes pour chaque employé où vous noterez brièvement les succès et les pistes d’amélioration de chaque employé. Gardez en tête que pour chaque commentaire que vous écrivez, vous aurez donné une rétroaction verbale. Il s’agit de votre aide-mémoire afin de faciliter le moment où vous devrez remplir le formulaire d’évaluation de chaque employé.
Prenez le temps requis pour bien compléter l’évaluation
Avant de remplir votre formulaire d’évaluation, assurez-vous de relire les évaluations précédentes de l’employé. Lorsque vous remplissez le formulaire, gardez en tête que vous devez fournir des comportements ou des résultats concrets et observables au travail plutôt que des traits de personnalité.
Préparez-vous à expliquer autant les points forts que les points faibles, anticiper les questions ou préoccupations, réfléchissez à quelques objectifs que vous pourrez déterminer avec l’employé.
Bien choisir le lieu et le moment pour la rencontre
Choisissez et réservez à l’avance avec l’employé un moment où vous pourrez prendre le temps de discuter avec lui. Choisissez un lieu où vous ne serez pas dérangé et qui est favorable à la discussion. On ferme le téléphone et tablette électronique (à moins de s’en servir pour l’outil d’évaluation!) Le lieu tout indiqué est une petite salle où règne une table ronde.
Pendant la rencontre
Bien que plusieurs appréhendent cette rencontre, tentez plutôt de voir cette étape comme une occasion de discuter avec votre employé.
Tout comme votre livre favori, la rencontre comportera une introduction (brisez la glace), un développement (passez en revue les forces et les améliorations, objectifs de carrières, développement, etc.) et une conclusion (récapitulez ensemble l’évaluation, entendez-vous sur les objectifs communs et assurez-vous que votre entente est bien comprise de part et d’autre). Soyez ouverts aux points de vue de vos employés et laissez place à la discussion. La rencontre doit être basée sur des faits et non sur des impressions subjectives.
Après la rencontre
Suite à la rencontre d’évaluation, en collaboration avec l’employé, élaborez une stratégie qui lui permettra de se développer. Cela peut se faire par de la formation, le jumelage avec un collègue d’expérience, le mentorat, le coaching, l’octroi de nouvelles responsabilités, etc. Ce plan d’action devrait également inclure des objectifs qui permettront de déterminer, à la fin de la prochaine période d’évaluation, si les éléments à développer ont réellement été améliorés.
Vous devez effectuer des suivis réguliers tout au long de la période d’évaluation concernant la réalisation des objectifs et l’entente convenue sans oublier de donner de la rétroaction sur une base continue!
Ces petits trucs favorisent la communication, diminue les appréhensions de part et d’autre et vous n’en verrez que des bénéfices en les pratiquant régulièrement. De plus, il est bien de se rappeler qu’un processus d’évaluation réalisé de la bonne façon augmente l’engagement des employés, une raison de plus d’y accorder de l’importance.
Bon succès pour vos évaluations!