Vos employés ont-ils déjà mentionné que votre entreprise pourrait communiquer davantage ou différemment?

Une étude menée par Opinionway démontre que seulement 45% des salariés sont satisfaits par la communication interne dans les grandes entreprises, contre 59% dans les PME.

Les problèmes de communication interne sont parfois difficiles à attaquer parce qu’ils sont multiples et qu’ils comportent peu de données quantitatives. Il peut être intimidant de savoir par où commencer pour les améliorer.

Voici donc quelques pièges à éviter afin d’optimiser votre communication organisationnelle.

 

Multiplier les canaux de communication interne

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Avec les avancées technologiques, les canaux de communication interne se sont multipliés exponentiellement. Vous pouvez communiquer en personne, par courriel, texto, clavardage, téléphone, intranet, Facebook Messenger, message privé LinkedIn, etc. La liste est longue!

Afin de centraliser l’information, optez pour un média précis afin de diffuser les nouvelles importantes qui concernent vos employés. L’objectif n’est pas de choisir le média le plus populaire, mais celui qui correspond le mieux au contexte de votre entreprise. En multipliant vos sources d’informations, vous aurez du mal à retrouver certains messages et vos employés pourraient se sentir submergés.

De plus, certains médias génèrent une attente d’instantanéité. Quand vous envoyez un courriel, l’employé sait qu’il peut attendre quelques minutes, voire quelques heures avant de vous répondre. Quand il s’agit d’un message texte, il s’attend probablement à devoir répondre sur-le-champ. Certaines entreprises ont donc développé des politiques strictes quant à l’envoi de messages.

Selon Radio-Canada, « Depuis le 1er janvier 2017, les Français qui travaillent pour une entreprise de plus de 50 salariés ne sont plus tenus de répondre aux appels, courriels et textos reçus à l’extérieur des heures de travail. Selon la loi, ils ont « droit à la déconnexion ». »

 

Limiter l’accessibilité à l’information

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Vos employés peuvent-ils trouver les documents internes facilement? Avez-vous un logiciel RH? Un intranet? Un manuel d’employé? Une personne disponible pour répondre aux questions du personnel?

Même si vous avez l’un ou plusieurs de ces canaux de communication, vous devez vous assurer que l’information y est facilement accessible. Pour ce faire, vous pouvez :

  • Expliquer le fonctionnement de vos communications internes à l’intégration des nouveaux employés
  • Faire des rappels réguliers sur l’utilisation adéquate de vos outils
  • Organiser des formations dynamiques pour faciliter l’adoption de nouvelles solutions technologiques
  • Repenser l’expérience utilisateur de vos outils : l’interface est-elle simple, claire et facile d’utilisation? Vos employés ont-ils envie de les utiliser?
  • Former vos gestionnaires adéquatement pour qu’ils puissent rendre les employés autonomes dans leur(s) équipe(s) de travail.

 

Créer des silos entre les départements

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Vous devez trouver des façons de communiquer entre les différents départements et divisions de votre entreprise. Vous pouvez organiser des rencontres fréquentes entre les membres d’équipes variées ou trouver une plateforme qui permet d’effectuer des suivis en temps réel.

Si vos employés connaissent les projets des autres équipes, ils évitent de travailler en double et obtiennent une vue d’ensemble pour comprendre l’utilité de leur propre département.

Suffit-il de rassembler quelques personnes bien intentionnées pour que celles-ci travaillent efficacement en équipe? Une recherche réalisée par Team Coaching International (TCI) démontre que seulement 12 % des milliers d’équipes sondées à travers le monde s’évaluent comme étant hautement performantes.

Afin de stimuler la participation des employés et créer une synergie entre les différentes équipes, vous pouvez organiser des activités de brainstorming agiles.

 

Retarder ou hâter la diffusion des annonces de votre entreprise

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Plus vous attendez pour communiquer une information, plus les « discussions de corridor » se multiplient. À l’inverse, il y a certains contextes où il est encore pire d’annoncer des nouvelles publiquement trop rapidement.

Alors à quel moment peut-on ou doit-on communiquer? Avant de partager votre nouvelle, posez-vous quelques questions :

  • Est-ce que toutes les personnes concernées plus directement par ce message ont été avisées à l’avance?
  • Quel sera l’impact positif et négatif de votre message sur le quotidien des employés?
  • Quelles seront les prochaines étapes suivant la communication? Avez-vous besoin d’organiser des rencontres supplémentaires? Mettre des rappels à l’agenda, etc.?
  • Qu’attendez-vous de vos employés suite à la diffusion du message?
  • Vos gestionnaires sont-ils prêts et formés à répondre aux questions des membres de leur équipe par rapport à cette nouvelle?

Plusieurs autres éléments sont à considérer, mais gardez en tête que chaque message a un impact sur la culture d’entreprise. Il ne faut pas non plus envisager le pire ou créer l’illusion qu’il s’agit d’une nouvelle colossale, car cela pourrait inquiéter vos employés sans raison.

 

Manquer de clarté dans la structure organisationnelle

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Avez-vous déjà entendu un employé dire : « Au fait, qui est mon patron »? Parfois, l’organigramme n’est pas affiché publiquement. Dans certaines entreprises, il peut varier fréquemment en raison d’une croissance, décroissance, acquisition, fusion ou tout simplement en cas de roulement de personnel.

Peu importe que vous préconisiez la hiérarchie ou l’holacratie, chaque employé doit savoir vers qui se tourner s’il a besoin d’aide ou s’il a des questions liées à son emploi.

Avec la popularisation du travail à distance, il est encore plus difficile pour les employés de savoir quelle personne fait partie de quel département. Aux États-Unis, 37% des travailleurs affirment avoir fait du télétravail dans le cadre de leur emploi.

Un organigramme clair permet également aux employés d’avoir une vue d’ensemble afin qu’ils soient conscients des opportunités d’avancement.

 

Vous impliquer directement dans les conflits internes

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Il est parfois nécessaire d’agir en tant qu’intermédiaire quand un conflit survient entre la direction et les employés, entre deux membres de la direction ou entre deux employés.

Toutefois, il est plus profitable de former vos gestionnaires pour qu’ils deviennent autonomes dans la résolution de conflits. Limiter le nombre d’intervenants permet d’éviter les malentendus et de régler le problème à la source.

Lors de la résolution d’un conflit entre un gestionnaire et un employé, j’ai déjà entendu le manager dire :

« Mon employé doit bien se ficher de son emploi parce qu’il ne vient pas me parler du problème ». En revanche, l’employé m’a confié : « Mon gestionnaire doit me prendre pour un numéro, parce qu’il ne m’a jamais demandé comment je me sentais ».

La solution? Leur proposer une rencontre en tête à tête pour discuter du problème. Il est possible que vous deviez agir à titre d’intermédiaire à l’occasion si les deux parties sont incapables de se parler ou de s’écouter mutuellement.

 

Empêcher vos employés de participer aux décisions stratégiques

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Impliquer vos employés dans les décisions stratégiques de l’entreprise comporte plusieurs bénéfices autant pour la réalisation de vos objectifs que pour la rétention du personnel :

  • Obtenir des idées concrètes de gens qui comprennent la réalité du travail opérationnel
  • Faciliter l’adoption des décisions de la direction puisque les employés sont directement impliqués
  • Créer une culture transparente qui permet d’augmenter le sentiment d’appartenance et de fidéliser les employés

L’implication de TOUS vos employés peut parfois être complexe. Dans ce cas, vous pouvez faire des sondages ou encore, inviter un représentant par équipe de travail.

 

Finalement, toutes les entreprises jonglent avec des enjeux de communication. Les employés ne s’attendent pas à ce qu’il n’y ait aucun problème dans votre organisation, mais plutôt que vous soyez conscient de leur réalité et que vous tentiez régulièrement d’améliorer la situation.

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