L’impact d’un SIRH (système d’information de ressources humaines) est significatif dans toutes les entreprises qui l’utilisent. De plus en plus d’organisations cherchent à implanter un logiciel RH pour automatiser leurs processus et simplifier leur quotidien.

Implanter un SIRH permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent aux membres de l’équipe de ressources humaines, mais aussi aux dirigeants et aux employés.

Concrètement, qu’est-ce qu’un SIRH peut apporter à votre organisation? Voici les principaux bénéfices qui pourront convaincre votre patron que vous devez implanter un logiciel RH dès maintenant.

 

1. Retrouvez n’importe quel document en moins de 30 secondes et personnalisez vos accès

Trouver un document précis dans une filière remplie de papiers, c’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin, et ce, même si vous êtes organisé et méthodique.

Selon Device Magic, tenter de trouver un document papier prend 30% à 40% plus de temps qu’à l’ordinateur. De plus, les grandes entreprises perdent en moyenne un document chaque 12 secondes.

Il en va de même pour les multiples dossiers dans votre ordinateur qui sont parfois difficiles à partager ou à octroyer les bons accès.

Implanter un logiciel RH vous permet de catégoriser toute la documentation de vos employés (contrats, ententes de confidentialité, spécimen de chèque, etc.) comme bon vous semble. Vous bénéficiez d’un engin de recherche puissant qui vous offre la possibilité de retrouver n’importe quel document en moins de 30 secondes.

Lorsque vous êtes en quête du SIRH qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise, assurez-vous que la recherche est simple et efficace. Validez également qu’il existe au moins trois types de niveaux de permission ou d’accès : administrateur (RH), gestionnaire et employé.

 

2. Recevez des alertes pour ne rien oublier : probation, évaluation, anniversaire, etc.

Même en ayant une bonne mémoire, plus vous avez d’employés et/ou de projets à gérer, plus il devient difficile de garder en mémoire chacun des événements importants.

En implantant un SIRH, vous recevrez un rappel à quelques jours de la fin de probation des nouveaux employés, leur date d’anniversaire et même le moment auquel il a été évalué par le passé.

Vous aurez accès en quelques clics à toutes les informations reliées au rappel.

Par exemple, dans le cas d’une évaluation, vous verrez quel gestionnaire a effectué la tâche, ce qui a été discuté lors de la rencontre, les évaluations des pairs, etc.

 

3. Centralisez les demandes de vacances et laissez votre SIRH calculer le solde de vos employés

À l’approche de l’été et de la saison des fêtes, recueillir les demandes de vacances n’est pas toujours une tâche simple. De plus, cumuler le solde par employé demande un temps considérable.

En ayant un guichet web accessible aux employés, ils peuvent envoyer une demande à leur gestionnaire qui décidera d’approuver ou de rejeter leurs journées de congé.

Vous ne serez plus pris au dépourvu, cela empêchera que plusieurs employés d’une même équipe prennent des vacances au même moment. De plus, les logiciels RH peuvent cumuler le solde de vacances et de congés de maladie en temps réel qui ont été utilisés par les employés.

 

4. Faites signer des documents électroniques pour intégrer les nouveaux et éviter la course aux signatures

Avez-vous déjà passé plusieurs jours voire plusieurs semaines à partir à la chasse des documents corporatifs non-signés de vos employés? Certains veulent valider le contenu par un avocat, d’autres prennent tout simplement leur temps. Bref, cette course aux signatures demande du temps et de l’énergie.

En utilisant la signature électronique, vous vous assurez que chacun de vos employés a bien reçu vos documents et qu’ils se retrouvent directement dans leur dossier une fois signés. De plus, le SIRH peut envoyer des rappels aux répondants qui n’ont pas encore envoyé leur fichier.

Implanter un logiciel RH permet donc de simplifier l’embauche de nouveaux employés puisqu’ils peuvent signer leurs documents d’arrivée avant même d’avoir débuté leur emploi. Ils seront plus productifs dès leur premier jour.

 

5. Centralisez les informations de la paie et des avantages sociaux

Plutôt que d’avoir à entrer les informations de la paie et des avantages sociaux dans deux logiciels distincts, profitez d’un guichet unique qui centralise vos informations.

Vous n’avez qu’à exporter les données du SIRH en fichier Excel qui s’importe du côté de votre logiciel de paie. En traitant la paie à un seul endroit, vous évitez les erreurs de double saisie et surtout, la perte de temps.

L’administrateur de votre régime d’assurance collective peut même mettre les dossiers des employés à jour sans avoir à consulter votre assureur. Si par exemple, l’une de vos employées est enceinte, l’administrateur du régime peut déjà planifier de transformer son assurance individuelle en assurance familiale. Il connaîtra la différence de coût et pourra rapidement partager l’information à l’employée.

 

6. Mettez les formations des employés à jour sans tracas

Vous a-t-on déjà demandé de lister tous les employés qui ont reçu une formation spécifique? Ou encore, de valider la date des prochaines formations obligatoires? Ce casse-tête administratif est très long à réaliser s’il est géré manuellement.

Avec un SIRH, vos formations se retrouvent en un seul endroit, dans lequel vous pouvez ajouter des filtres et exporter toutes les données dont vous avez besoin. Les gestionnaires peuvent même y avoir accès si vous leur permettez. Ils seront plus autonomes dans leur gestion d’équipe.

 

7. Finalement, utilisez les rapports pour constater le temps et l’argent économisés

Créer des rapports dans Excel peut prendre un temps fou lorsque vous n’avez pas les données sous la main.

Puisque les logiciels RH contiennent une panoplie de données sur vos employés, vous pouvez facilement effectuer des rapports pour calculer la masse salariale, le nombre de nouveaux par mois, le taux de roulement, l’âge moyen des employés, etc.

Finalement, implanter un logiciel RH vous permet de simplifier votre quotidien et d’alléger vos processus. Vos employés seront servis plus rapidement et vous aurez beaucoup plus de temps à leur consacrer. Tout cet argent économisé vous offrira la chance d’utiliser votre budget de ressources humaines sur d’autres projets qui vous tiennent à cœur.

[Total : 0   Average: 0/5]