Le grand classique des départs en vacances pour une entreprise est que les salariés veulent tous partir en même temps. Cela ne pose aucun problème s’il s’agit d’une fermeture annuelle, mais si votre établissement doit continuer à fonctionner avec des effectifs réduits, une bonne organisation s’impose. Pour que ces absences ne riment pas avec défaillance pour votre entreprise, il est indispensable de bien gérer le planning de congés de vos employés.

Imposer des règles

Pour éviter tout malentendu de dernière minute, il est essentiel de poser au préalable les règles de départ en congés. Vous devez les édicter en fonction des contraintes de travail et de l’intérêt du service concerné.

Il vous faut évaluer, selon les projets en cours, les délais qui sont impérativement à tenir et il peut être nécessaire de demander à vos employés une permanence obligatoire pour en assurer la continuité.

Pour être le plus équitable possible, n’hésitez pas à vous placer en médiateur entre deux collaborateurs qui souhaiteraient partir en même temps (en établissant par exemple un planning qui laisserait le choix à celui qui reste de choisir ses dates l’année suivante).

Lorsque c’est possible, il est intéressant de trouver un compromis avec vos salariés dont les conjoints ont des congés imposés en leur permettant de partir à ce moment-là. Par ailleurs la vie familiale joue un rôle important dans la vie de vos employés. Privilégiez les départs lors des vacances scolaires pour ceux qui ont des enfants.

Anticiper pour ne pas se trouver démuni

Il est indispensable de tenir à jour le solde des congés de vos employés et de les répartir efficacement à l’avance pour ne pas voir affluer sur votre bureau des demandes de départ à la même date.

En gérant un planning sur l’année, vous éviterez ainsi toute surprise ou malentendu. Vos salariés n’en seront que plus sereins et pourront s’organiser sans que l’entreprise pâtisse d’un manque d’effectif.

Automatiser le planning des congés

Gérer manuellement un planning de vacances à l’année peut s’avérer être une tâche complexe. Chaque départ en vacances ayant ses spécificités, il est important de n’oublier aucun détail et de tous les documenter. Pour simplifier ce processus, il existe plusieurs outils de gestion modernes vous permettant d’enregistrer et de planifier les absences de vos employés. Ces derniers pourront même utiliser ces plateformes pour déposer des jours de congé ou consulter les vacances de leurs collègues.

Avertir vos clients et organiser une permanence

À moins d’une fermeture imposée, il est primordial que chaque service fonctionne et soit joignable même si l’entreprise tourne au ralenti. Si vos clients appellent et que personne n’est là pour leur répondre, ils finiront par contacter la concurrence.

Vous pouvez prévoir l’embauche d’intérimaires pour assurer le relais avec vos employés absents. À noter qu’il leur faudra un temps d’adaptation et que quelqu’un connaissant les dossiers ou l’activité soit présent et les guide le premier jour.

Pensez à utiliser les renvois de lignes téléphoniques et les transmissions d’agendas pour que les dossiers puissent suivre leur cours. Demandez à vos employés de prévenir chacun de leur contact professionnel par courriel ou par boîte vocale afin de les avertir de leur absence et donner le nom de la personne éventuelle qui les remplace.

Déléguer les affaires courantes

Avec l’aide de vos employés, définissez les tâches personnelles qui peuvent être déléguées à d’autres collaborateurs. Un autre employé ou un manager peut certainement prendre en charge, avec un minimum de formation, les demandes courantes et urgentes attribuées généralement à une personne en vacances. Les tâches moins urgentes et les décisions importantes peuvent souvent attendre le retour du principal intéressé.

En cas d’urgence, vous pouvez demander à certains de vos employés de vous laisser un numéro de téléphone et un créneau horaire ou ils pourraient être joignables, mais dans la mesure du possible, évitez au maximum de les contacter durant leurs vacances. Vos employés, tout comme vous, ont besoin de profiter de cette période pour rompre avec le stress et les problèmes professionnels qu’ils rencontrent au quotidien.