Le manque d’assiduité au travail est un des problèmes les plus difficiles à gérer dans une entreprise. Estimé entre 10 et 25 % de la masse salariale, il ralentit la productivité, diminue les marges bénéficiaires de manière importante et a de plus un impact négatif sur le service client et la motivation des salariés. Face à ce problème complexe, les gestionnaires ont besoin d’outils appropriés pour amener les employés à améliorer leurs performances en matière d’assiduité au travail.
Un suivi par l’encadrement
Même si les outils modernes permettent d’aider les gestionnaires, une véritable politique de gestion de l’assiduité doit être instaurée dans l’entreprise :
- il est nécessaire d’informer les salariés des objectifs de l’encadrement en matière de taux de présence
- une procédure de notification des absences doit être mise en place
- Il est également indispensable de dresser une liste des justificatifs demandés en cas d’absence
- des mesures doivent être prises afin de réduire l’absentéisme et notamment :
- une communication avec l’employé afin de résoudre des problèmes qui engendrent des absences
- un programme visant à diminuer l’absentéisme involontaire
Les logiciels de suivi des heures et absences
Avec les logiciels modernes, le suivi des heures des employés est automatisé, la gestion des feuilles de temps est rationalisée permettant une comparaison avec les heures prévues à l’horaire. Les gestionnaires sauvent le temps qu’ils auraient dû consacrer au suivi, et ils détiennent grâce au logiciel un état de synthèse en temps réel. Ils peuvent ainsi plus se consacrer à la gestion, et ce, même lors de leurs déplacements, depuis leur mobile et avec un simple accès internet.
Les analyses des conseillers en santé organisationnelle
Externes à l’entreprise, les experts en santé organisationnelle analysent avec un œil neuf les taux d’assiduité et d’invalidité d’une entreprise. Ils travaillent en collaboration avec les gestionnaires afin d’analyser les données, et examiner les politiques et les pratiques de l’entreprise. Ils mettent en lumière les atouts et les points à améliorer qu’ils communiquent aux employeurs et donnent des recommandations. Les experts analysent également les causes du temps perdu et transmettent des préconisations, notamment dans le but de perfectionner le suivi et l’analyse des absences, ainsi que les investissements stratégiques permettant d’améliorer la santé au travail et par voie de conséquence les performances des salariés dans l’entreprise.
La mise en place de programmes d’aide aux employés (PAE)
Les experts sont également amenés à participer à la modification ou à création de nouveaux programmes adaptés pour venir en aide aux employés. Parmi les solutions intéressantes, les experts recommandent l’instauration d’un programme d’aide aux employés. Aussi appelée PAE, cette solution peut s’avérer un service efficace dû à son aspect confidentiel et accessible en tout temps en ligne ou par téléphone et, habituellement, mis à la disposition de l’employé et des personnes à sa charge. Offrir un PAE à ses employés démontre que l’entreprise tient à coeur la santé de ses employés et permet aux gestionnaires d’éviter de gérer des situations délicates touchant plusieurs aspects de la vie personnelle comme les problèmes juridiques, financiers ou médicaux.
Quel est l’impact des outils sur le travail du gestionnaire?
Mieux outillés, les gestionnaires ont les moyens de promouvoir l’assiduité et de gérer les absences. Ils peuvent assurer un meilleur soutien aux salariés absents lors de leur retour, et même contribuer à écourter les absences sans compromettre la sécurité des employés.
L’ensemble des mesures visant à perfectionner la prise en charge des employés absents à leur retour permet d’améliorer les relations avec les salariés qui constatent que leur santé et leur bien-être sont au cœur des préoccupations de l’entreprise. Les absences occasionnelles s’en trouvent réduites ainsi que les coûts qu’elles engendrent.
Avec des outils appropriés, les gestionnaires arrivent à réduire l’absentéisme et à améliorer la santé en milieu de travail. Des mesures qui portent leurs fruits en permettant d’accroître le bien-être et l’efficacité des salariés au travail et de stimuler le rendement et la productivité.
