Toutes les entreprises concernées par la gestion de la formation professionnelle de leurs employés et de leurs collaborateurs sont un jour rattrapées par le besoin de valoriser le potentiel humain et le développement des compétences de leurs équipes. Pour alléger la gestion de cette tâche importante, mais ardue, un logiciel de gestion de la formation et des compétences peut vous aider à contrôler, à suivre et à planifier toutes les formations de votre entreprise.
Les avantages d’un logiciel de gestion de la formation
- Créer une mémoire collective
Un logiciel de gestion de la formation permet de créer un historique et une mémoire collective d’entreprise concernant toutes les formations auxquelles ont assisté les équipes de l’entreprise. En cas de changement de personnel dont le travail implique la gestion des ressources humaines, pouvoir retrouver toutes les formations passées en une seule recherche est un avantage considérable. C’est également un gain de temps non négligeable pour les gestionnaires du personnel, car ils peuvent en un rien de temps consulter et gérer les démarches de formation des employés: inscription aux formations, suivi du budget, coûts de formation et gestion du plan de formation.
- Gérer les contraintes
La gestion de la formation professionnelle nécessite de prendre en compte un ensemble de contraintes qui sont toutes aussi importantes les unes que les autres et ne doivent donc pas être oubliées. Ces contraintes sont toutes bien différentes, car elles sont administratives, juridiques, sociales et budgétaires. Elles peuvent alors transformer la planification des formations en un véritable casse-tête. Cependant, grâce au registre précis et à jour d’un logiciel de gestion de la formation, il est possible de répondre aux besoins juridiques et aussi de répondre aux exigences de la loi (ex. Loi sur les compétences ou loi 90, formation CNESST, etc.) en générant un rapport annuel obligatire.
- Identification des besoins en formation
Le besoin de formation est l’écart entre les compétences acquises par les employés d’une entreprise et les compétences requises pour réaliser de nouvelles tâches dans le but d’atteindre de nouveaux résultats. Un logiciel de gestion de la formation est lui capable de calculer cet écart en cernant les compétences à acquérir par chaque employé. L’identification des besoins en formation est indispensable, car elle est la première étape pour pouvoir établir un plan de formation. Elle concerne les besoins et les objectifs de l’entreprise exprimés par les responsables, mais aussi les besoins manifestés par les employés. Un logiciel de gestion de la formation peut en autres proposer un catalogue de formations aux employés, leur permettre de formuler une demande, permettre d’identifier les besoins individuels et collectifs en matière de formation, de centraliser et d’archiver les formations passées, actuelles et futures.
- Élaboration d’un plan de formation
L’élaboration d’un plan de formation est essentielle à la bonne mise en place d’actions qui prennent en compte les attentes et les besoins des employés comme des responsables d’une entreprise. Dans son plan, le responsable des ressources humaines doit notamment prendre en compte le droit individuel, l’équité sociale et le respect du budget. Il doit aussi gérer les informations liées aux sessions de formation comme les lieux, les formateurs, les horaires et le matériel requis aux formations. Un logiciel de formation permet alors d’envoyer des convocations détaillées aux futurs formés, des feuilles de présences aux formateurs, des courriels de rappel, mais aussi d’anticiper les dépenses grâce à un système de suivi budgétaire.
- Évaluation des résultats
Pour que la gestion de formation soit efficace et puisse s’améliorer, il faut également faire une évaluation de résultats des formations c’est-à-dire évaluer les connaissances des participants, leur satisfaction, les compétences acquises et leur impact sur les objectifs à réaliser. Pour cela, un logiciel de gestion de la formation permet de réaliser un tableau de bord indicatif.
- Le logiciel de formation doit être intégré dans le logiciel RH
Pour que la gestion de formation soit efficace et que l’on évite les multiples saisies, il faut qu’elle soit incluse dans un ensemble. Il y a trop de données redondantes pour faire travailler le logiciel de formation en vase clos. Dotez-vous d’un SIRH qui comprend vos besoins de formations, votre législation mais, qui est capable de vous éviter de travailler en double.
