Votre directeur vous a demandé de créer un processus d’évaluation de rendement à partir de zéro? Vous souhaitez renouveler votre processus pour l’adapter à la nouvelle vision de l’entreprise?
En attaquant ce projet intimidant une étape à la fois, vous parviendrez à l’implanter avec succès.
Vous devez d’abord comprendre les besoins de votre entreprise en matière d’évaluation de performance, déterminer vos collaborateurs sur ce projet, les délais envisagés, les moyens utilisés par la compétition, le contenu des rencontres, les tester, les déployer, les gérer et en garder une trace.
Analyser le passé pour planifier le futur
Analysez le processus d’évaluation des employés actuel. S’il n’y en a pas, réfléchissez de quelle façon vous maintenez vos employés productifs et motivés. Posez-vous quelques questions :
- Quelle est la fréquence des rencontres?
- Qui s’occupe du processus d’évaluation de rendement?
- Qui rencontre les employés?
- Quel est le contenu des rencontres?
- Quel est l’objectif de ces évaluations?
- La performance est-elle liée à la rémunération?
- En quoi votre processus d’évaluation des employés est différent de vos concurrents?
Maintenant, faites le même exercice en visant votre scénario idéal. Quelle serait la réponse souhaitable à toutes ces questions?
Déterminer les joueurs clés et fixer un échéancier
Conseil du jour : ne vous engagez pas seul dans la réalisation de ce projet. Vous pouvez certainement le chapeauter, mais vous avez besoin de l’aide de vos collaborateurs : la direction, les gestionnaires et les employés.
Ciblez des gens qui pourront vous aider dans chacune des étapes du processus. Ayez des gens qui ont des intérêts et background différents afin d’avoir une vision plus large de la réalité de votre organisation.
Fixez un échéancier réaliste pour vous, mais aussi pour les autres membres de l’équipe qui vous viendront en aide. Demandez-leur d’approuver votre échéancier avant de le mettre en œuvre. Ils ont peut-être des contraintes de temps qui vous sont inconnues.
S’inspirer des concurrents sans les copier
Il est facile de prendre des exemples de critères ou de méthodes d’évaluation de performance pour bâtir votre processus. Cependant, ils risquent de ne pas être adaptés à votre organisation et à sa vision. Restez tout de même informé sur ce que fait la compétition dans votre secteur d’activité.
Voici quelques moyens de rester à jour en matière d’évaluation de rendement :
- Contactez les départements de ressources humaines d’entreprises qui vous inspirent. Proposez-leur une rencontre pour comprendre et analyser leur processus d’évaluation.
- Lisez des livres sur les ressources humaines ou le management tels que How Google Works, Radical Candor ou encore Management 3.0.
- Abonnez-vous à des chroniqueurs de journaux en ligne qui traitent souvent de ce sujet, comme Olivier Schmouker du journal Les Affaires.
- Cela peut sembler évident, mais une bonne vieille recherche sur Google pourrait vous aider à trouver des idées originales.
Vous devez vous assurer que la méthode choisie sera en cohérence avec votre mission et vos valeurs. Vous pouvez aussi modifier certains concepts pour les adapter à votre réalité.
Déterminer le processus d’évaluation et son contenu
Afin de déterminer le processus d’évaluation du personnel et son contenu, planifiez une rencontre avec votre équipe qui s’occupe de ce projet. Si vous impliquez vos employés, ils s’adapteront plus facilement au changement. Vous avez besoin de leur expérience et de comprendre la réalité du « terrain » pour mettre ce type de projet en branle.
Pour ce faire, vous pouvez envoyer un sondage à vos employés sur les éléments qu’ils aimeraient retrouver dans leur évaluation de performance.
Ensuite, faites une activité de brainstorming avec votre comité organisateur pour réfléchir au contenu.
Lisez cet article détaillé sur les critères pertinents à utiliser lors de l’évaluation du personnel pour vous inspirer.
Communiquer la nouvelle méthode d’évaluation
Avant de mettre en place votre nouvelle initiative, assurez-vous de communiquer clairement aux employés de quoi il s’agit.
Voici quelques pistes d’éléments à communiquer aux employés :
- Pourquoi les rencontres d’évaluation ont été mises en place ou améliorées, quel est l’objectif de la direction
- Quel en sera le contenu et quels seront les types de critères
- À quelle fréquence auront lieu les rencontres
- Qui s’occupera de rencontrer les employés : le supérieur immédiat, la direction ou les RH
- Comment sera effectué le suivi de ces évaluations
- Qui doivent-ils contacter s’ils ont des questions sur le processus, qui fait partie du comité organisateur et comment peuvent-ils les rejoindre
Dans un monde idéal, vous devriez rencontrer tous vos employés au même moment pour faire votre annonce, puis demander aux gestionnaires de rassembler leurs équipes afin de leur donner de plus amples détails.
L’information sur votre processus d’appréciation de la contribution devrait se retrouver dans votre intranet, votre guide d’employés virtuel ou votre babillard interne. Les membres du personnel doivent avoir un libre accès aux informations liées à ce processus.
Déployer, tester et gérer le changement
Si votre entreprise compte un grand nombre d’employés, vous pouvez commencer par faire un projet pilote pour tester vos idées sur un petit groupe d’employés.
Une étape à ne pas négliger est la formation de vos gestionnaires qui effectueront les rencontres avec vos employés.
Vos gestionnaires sont-ils en mesure d’avoir des conversations difficiles? Font-ils preuve de courage managérial? Savent-ils comment donner de la rétroaction et aligner les employés sur le bon chemin?
Si vous ne vous sentez pas à l’aise d’effectuer ce type de coaching, n’hésitez pas à demander de l’aide à l’externe.
Sondez vos employés sur ce qu’ils aiment du nouveau processus d’évaluation, ainsi que sur ce qui devrait être amélioré. Gérez leurs attentes et soyez disponible pour répondre à leurs questions. Par la suite, adaptez l’évaluation de rendement en conséquence.
Faire un post-mortem et effectuer un suivi rigoureux
Rencontrez l’équipe qui a géré le projet et faites un exercice de rétroaction pour analyser le déroulement du projet suite aux commentaires reçus des employés. Demandez également l’avis de la direction : est-ce que le résultat souhaité a été atteint? Sont-ils heureux du processus que vous avez mis en place? Qu’auraient-ils fait différemment?
Une étape qui est souvent négligée est le suivi des objectifs. C’est pourtant celle qui est garante du succès de cette initiative. Assurez-vous que les gestionnaires se fient aux données recueillies lors de leurs rencontres pour planifier les prochaines évaluations.
Un bon moyen de ne pas perdre la trace des discussions est de les noter dans un endroit accessible à tous, préférablement sur le web.
Garder une trace écrite de chacune des rencontres
N’oubliez pas de conserver les informations des sujets discutés lors de vos rencontres. Les logiciels de gestion RH permettent de consulter ces données à n’importe quel moment. Ils sont d’autant plus pertinents lorsque vos employés changent de gestionnaire.
Si les évaluateurs trouvent qu’il est pénible de retranscrire tout ce qui a été dit dans la rencontre, essayez d’autres méthodes.
Certaines entreprises vont préférer prendre des notes à la main pour avoir un contact plus informel avec l’employé. Cette méthode est plus agréable que l’utilisation d’un ordinateur qui enlève un peu le contact humain.
Pour garder une trace de vos écrits, vous pouvez simplement prendre vos notes manuscrites en photo avec votre cellulaire puis les importer dans le dossier de l’employé.
Ainsi, vos gestionnaires ne perdront pas de temps à retranscrire leurs notes et n’auront pas d’excuse pour ne pas mettre le dossier de l’employé à jour!
Finalement, n’ayez pas peur de remettre en question votre processus d’évaluation
La méthode que vous avez choisie peut bien fonctionner aujourd’hui, mais la réalité de demain sera probablement différente. Restez ouvert à modifier et à adapter votre processus d’évaluation de performance au fil du temps.
Votre ouverture d’esprit permettra de garder vos pratiques à jour et de contribuer à l’avancement de carrière de vos employés à l’intérieur de votre organisation. N’ayez pas peur d’oser de nouvelles pratiques, vaut mieux tester et échouer que d’accepter le statut quo sur une longue période.
