Récemment, sur le groupe Facebook Mes collaborateurs RH, un sujet de discussion a été lancé : comment faire un guide d’employé virtuel? En 2018, comment doit-on le présenter? Quelles informations doivent s’y retrouver?
Je sens l’incertitude dans vos yeux qui lisent cet article : je suis un(e) professionnel(le) RH, je ne suis pas développeur. Comment vais-je créer mon propre site?
Vous pouvez demander de l’aide à un proche ou à une firme marketing pour avoir un cours de WordPress accéléré. Si vous êtes autodidacte, vous pouvez aussi très bien vous débrouiller seul.
Il se peut que vous soyez intimidé par l’ampleur de la tâche, surtout si c’est votre premier site. Pour vous donner une idée, il m’a fallu un peu moins d’une semaine afin de faire un guide d’employé pour Cangaroo. Tout dépend de la taille de votre entreprise, de la quantité de documents à inclure et de votre aisance avec l’informatique.
À titre d’exemple, voici un survol en moins de deux minutes, du guide d’employé pour l’équipe de Cangaroo. À noter que cette solution est réservée à nos employés et n’est pas disponible à la revente.
Quelles informations recueillir pour faire un guide d’employé virtuel?
La première étape est de faire l’analyse de l’existant en se posant les questions suivantes :
• Est-ce qu’il y avait déjà un manuel de l’employé?
• Quelles sont les informations importantes qui s’y retrouvent?
• Est-ce qu’il y a des éléments que l’on peut supprimer?
• Est-ce que vos gestionnaires sont d’accord pour retirer et ajouter certains éléments?
• Quelles informations sont les plus recherchées par les employés?
• Dans quel ordre devrait-on présenter les informations?
• Qui pourra faire le guide d’employé et le modifier?
L’ordre de présentation des informations peut sembler banal, mais une expérience utilisateur réussie peut grandement vous faciliter la vie. Si les employés trouvent l’information qu’ils recherchent rapidement, ils vous poseront moins de questions redondantes, vous rendant ainsi plus productif.
Vous pouvez même ajouter une section « Nouvelles » pour véhiculer les nouveautés de votre entreprise. Il faut tout de même trouver des façons de conscientiser les employés à l’utiliser. Si vous avez l’habitude d’envoyer des courriels pour annoncer les nouvelles de votre entreprise, vous pouvez simplement y ajouter le l’URL de la nouvelle qui se retrouve sur votre guide d’employé virtuel.
Les avantages d’avoir un manuel de l’employé en ligne
C’est facile à créer, c’est écologique et plus agréable à lire pour les employés qu’un document papier de 100 pages, écrit noir sur blanc.
Vous pouvez copier/coller l’URL des pages aux employés qui font des demandes. Par exemple, si l’un de vos employés vous demande des questions relatives à leur programme d’assurance collective, vous pouvez lui envoyer l’hyperlien contenant l’information.
Vous pouvez apporter des modifications rapidement lorsqu’un changement survient. Plus besoin de faire un guide d’employé chaque année!
C’est économique : il vous en coûtera seulement 60$ par année pour réserver un nom de domaine ou 0$ si vous utilisez l’URL www. « nomchoisi ». wordpress.com.
Comment créer un site WordPress?
Si vous n’avez jamais créé de site WordPress, je vous suggère d’utiliser un gabarit fourni par WordPress pour faire un guide d’employé. Voici la procédure pour créer votre premier site WordPress.
Vous n’aurez pas de développement ni de design à faire. WordPress vous donne un CMS dans lequel vous pouvez configurer la plupart des parties du site.
Si vous ne parvenez pas à faire les modifications que vous souhaitez, vous pouvez regarder des tutoriels sur YouTube.
Une chose que je n’aurais jamais deviné et qui m’a été très utile de savoir : pour publier des messages sur plusieurs pages, vaut mieux diviser le menu en catégories. Cette information sera très utile lorsque vous serez rendu à cette étape.
N’oubliez pas que vous pouvez définir la confidentialité du site. Vous pouvez le mettre en mode public (accessible à tous), privé (accessible à un nombre d’utilisateurs limités que vous sélectionnez vous-même), caché (accessible en écrivant l’URL, mais non référencé sur Google).
Je vous recommande un site caché, mais gardez en tête que le site n’est pas sécurisé. Si vous choisissez cette option, évitez de mettre du contenu strictement confidentiel sur votre entreprise.
Finalement, si vous avez déjà un intranet corporatif, vous pouvez y incorporer le guide d’employé sans avoir à créer un site. L’important, c’est que vos employés puissent savoir où et comment trouver l’information qu’ils recherchent.
