Mardi dernier, j’ai suivi la formation d’Horizons RH sur les outils technologiques en ressources humaines. J’ai eu envie de partager les grandes lignes de ce que j’ai appris en matière de logiciel RH, mélangé à mon expérience personnelle. Merci à Romain Charbonneau pour sa présentation dynamique!

Qu’est-ce qu’un logiciel RH? Une solution technologique généralement basée sur le web, qui permet de centraliser toutes les données sur vos employés : dossiers, formation, compétences, avantages sociaux, évaluation de rendement, gestion de candidatures, intégration des nouveaux, etc.

Chaque logiciel RH a beaucoup de compétition. Merci cher Internet de nous donner accès à des outils qui sont développés au Québec, mais aussi à l’international. C’est une excellente nouvelle pour les professionnels RH qui ont dorénavant l’embarras du choix.

Face à toutes ces options, vous vous sentez peut-être étourdi, un peu comme lorsque vous choisissez un dentifrice à la pharmacie et qu’il y a beaucoup trop de marques différentes. Dans ce cas-ci, l’impact est LÉGÈREMENT plus important, alors vous devez prendre le temps de bien faire vos recherches.

 

1. La prise de besoins

Comme l’a si bien dit Romain, il n’existe pas de mauvais outil, que des mauvais besoins. Cette étape est la plus cruciale. Avant de comparer un logiciel RH à un autre, vous devez savoir ce dont votre entreprise a besoin. Voici quelques questions à vous poser :

  • Quelles sont les fonctionnalités non-négociables? Ex : retrouver les dossiers des employés en ligne, produire des rapports, etc.
  • Qui utilisera cet outil? Le DRH? Les gestionnaires? Les employés?
  • Quels accès voulez-vous donner à chacun des utilisateurs?
  • Est-ce que le logiciel doit être connecté à la paie?
  • Quel est votre budget?
  • Quand comptez-vous implanter ce logiciel?
  • Comment communiquerez-vous ce nouvel outil à vos employés et à vos gestionnaires?

 

2. Les fonctionnalités à garder en tête

Chaque logiciel RH offre des modules similaires. Par contre, certaines compagnies proposent des fonctionnalités plus innovantes. N’hésitez pas à demander si ces fonctions sont présentes lors de la démonstration du produit :

  • Système de workflow: est-ce qu’une tâche permet d’en déclencher une autre?
  • Alertes : est-ce que l’utilisateur reçoit une alerte lorsqu’il est dû pour son évaluation annuelle?
  • Rapports et analyse de données : le logiciel croise-t-il les données entre elles pour produire des rapports?

 

3. Le service après-vente

Les développeurs d’affaires sont souvent bien attrayants et vous font de belles promesses. Une fois le logiciel RH acheté, êtes-vous capable de discuter avec un membre de l’équipe? Est-ce qu’il y a des contraintes au niveau du fuseau horaire?

Choisir une entreprise locale vous permet de poser vos questions aux représentants dès qu’elle vous vient en tête. Ils peuvent généralement apporter les modifications nécessaires au logiciel très rapidement. De plus, le service est souvent plus rapide et surtout, en français!

 

4. L’art de convaincre son patron

Une fois que vous avez comparé quelques logiciels et que vous êtes bien décidé, une étape non-négligeable est la présentation de l’outil à votre patron.

Le prix est un facteur crucial, tout comme le retour sur investissement. Si vous connaissez bien le gestionnaire qui approuvera votre demande, choisissez l’élément qui est le plus important pour lui et misez là-dessus :

  • Efficience et efficacité : diminution des coûts RH, libère la fonction RH du quotidien administratif, optimise les processus, etc.
  • Valeur stratégique : recrute et retient les employés plus facilement, permet de gérer la relève, la performance, le développement professionnel, etc.
  • Impact immédiat : impact rapide dans le département RH, plus de temps pour réfléchir à d’autres initiatives RH, budgéter la main d’œuvre, produire des indicateurs de performance par secteur, etc.

 

Finalement, prendre le temps de faire un choix éclairé est important, mais communiquer l’information à vos employés l’est tout autant. Votre patron doit accepter le choix de votre nouvel outil et vos employés doivent eux aussi adopter la plateforme pour avoir envie de l’utiliser. Gardez leurs besoins et préoccupations en tête lorsque vous ferez votre choix final.