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Vous venez d’arriver dans une entreprise où personne n’a eu la chance de démarrer un département de ressources humaines?

On vous demande de tout bâtir mais vous ne savez pas par où commencer?

Voici quelques astuces que j’aurais aimé recevoir en début de carrière. J’espère que ces 8 conseils pour démarrer un département de ressources humaines sauront vous aider!

 

Conseils généraux

 

1. Pour démarrer un département de ressources humaines, il faut d’abord analyser

 

Peut-être qu’en arrivant en poste, vous aurez envie de tout changer du jour au lendemain. Vous devez être un acteur du changement et en assurer la gestion, mais si vous tentez de tout changer en même temps, vous risquez de contrarier certains employés.

Avant de passer à l’action, il est important d’analyser l’entreprise et les gens qui la composent.

Pour les employés, tentez de trouver la réponse à ces questions :

  • Comment perçoivent-ils l’entreprise?
  • Qu’est-ce qui les a d’abord attirés à envoyer leur candidature?
  • Quelle est leur perception des gestionnaires?
  • Qu’est-ce qui les motive à venir travailler?
  • Ont-ils des frustrations? Sont-elles partagées par la majorité?
  • Ont-ils partagé leurs idées d’amélioration à la direction? Comment ont-elles été perçues?

Il en va de même pour les gestionnaires. Essayez de valider si les employés et les gestionnaires ont une perception similaire de la situation :

  • Est-ce qu’ils connaissent bien leurs employés?
  • Quels sont les grands projets en cours et ceux qu’ils prévoient entamer?
  • Pourquoi ont-ils voulu démarrer un département de ressources humaines?
  • Comment croient-ils que vous parviendrez à les aider dans l’atteinte de leurs objectifs?
  • Quelles sont leurs attentes par rapport aux RH?

Il faut écouter les projets que vos dirigeants ont en tête, mais c’est votre rôle d’évaluer s’ils sont pertinents et surtout, de savoir comment les mettre en œuvre.

Peut-être que vos gestionnaires ont créé (consciemment ou inconsciemment) une distance entre eux et les employés. Dans ce cas, ils ne sont probablement pas au courant des problèmes opérationnels qui déplaisent aux employés.

C’est pour ça que vous êtes là, pour créer un pont entre les gestionnaires et les employés.

Surtout, n’ayez pas peur de challenger la direction.

Il ne faut pas challenger pour challenger ou pour revendiquer sans but précis. Toutefois, si vous faites seulement ce qu’on vous dit sans émettre votre opinion, ils ne verront pas la valeur ajoutée de vous inviter dans leurs rencontres stratégiques.

Si vous proposez des éléments constructifs et innovants, ils auront envie d’écouter ce que vous avez à dire et vous laisseront une plus grande autonomie.

C’est de cette façon que vous deviendrez un joueur stratégique au sein de l’organisation.

 

2. Misez sur les petites victoires sans perdre de vue vos projets d’envergure

 

Il est possible que vos gestionnaires aient préparé une liste d’épicerie de choses à faire dès votre arrivée en poste. Dès que vous aurez démarré le département de ressources humaines, ils comprendront (espérons-le) votre valeur ajoutée et vous proposeront une panoplie de petits projets tout aussi prioritaires les uns que les autres.

Des petits projets comme rédiger des contrats, appeler un candidat X, répondre à l’enquête de l’Office québécois de la langue française, rédiger des descriptions de poste, etc.

En effectuant ces tâches en même temps que la phase d’analyse, vous gagnerez en crédibilité parce que vous aurez réussi à mener des projets à terme, même s’ils sont courts. Vos dirigeants auront l’impression qu’ils peuvent vous confier un mandat et que vous saurez l’exécuter.

ATTENTION!

Vous devez tout de même poursuivre vos projets d’envergure en parallèle, car ce sont eux qui auront un impact significatif sur l’avenir de l’organisation.

Par projet d’envergure, j’entends : repenser l’évaluation de rendement, créer toute la documentation légale RH, bâtir une politique de rémunération globale, etc.

Il est très facile de se laisser emporter par le day-to-day et de perdre la vue d’ensemble. Parfois, ça vaut le coup de s’arrêter pendant une journée et de délaisser vos tâches routinières pour réfléchir à l’optimisation de vos processus.

C’est bien de démarrer un département de ressources humaines, mais c’est encore mieux de réussir à le faire évoluer au même rythme que l’entreprise.

 

3. Priorisez vos projets et soyez organisé

 

Après avoir analysé la situation globale de l’entreprise, assoyez-vous avec les gestionnaires et partagez vos idées :

  • Quelle est votre compréhension de la situation actuelle?
  • Quelles sont vos recommandations?
  • Dans quel ordre de priorité ces recommandations doivent-elles être mises en application? Selon vous? Selon eux?
  • Croyez-vous que leurs attentes soient réalistes?
  • Quels sont les freins potentiels à anticiper pour l’exécution de ces projets?
  • Quels sont les changements à apporter pour atteindre les objectifs?

Une fois les priorités déterminées, vous devez les situer dans le temps. Personnellement, j’aime bien diviser l’année en quatre phases : Q1 (janvier à mars), Q2 (avril à juin), Q3 (juillet à septembre) et Q4 (octobre à décembre).

Ensuite, je vous recommande de faire une planification plus régulière à chaque semaine ou aux deux semaines. En agilité, on appelle cette activité le « Sprint Planning ».

Même si vous lisez des livres sur l’agilité, gardez en tête que ces méthodes de travail ont été d’abord réfléchies pour des équipes informatiques. Vous devez les adapter à votre contexte pour démarrer un département de ressources humaines.

Voici quelques astuces pour vous inspirer de l’agilité en ressources humaines.

En tant que responsable des RH, vous êtes souvent sollicité que ce soit par les employés ou la direction. Planifiez environ 50% de votre temps avec des projets d’envergure et gardez 50% de votre temps libre afin de répondre aux demandes ponctuelles.

Il se peut que ce pourcentage soit complètement irréaliste dans votre situation actuelle. Les besoins de votre entreprise vous indiqueront le pourcentage exact qui vous convient.

Une chose est certaine : ne planifiez pas 100% de votre temps, car soit vous allez faire des heures supplémentaires, soit personne ne réussira à vous parler.

 

4. Préparez le futur dès aujourd’hui avec les bons outils

 

Même si aujourd’hui vous êtes seul à démarrer un département en ressources humaines, il se peut que votre équipe s’agrandisse au fil du temps. Selon les objectifs de l’entreprise et vos estimations, tentez de planifier à quel moment vous aurez besoin d’aide.

N’attendez pas d’être au bout du rouleau!

Plus vous attendez, plus vos décisions d’embauche seront biaisées par l’urgence de la situation. Aussi, il se peut que la direction vous dise NON la première fois que vous demandez de l’aide. Prenez un peu d’avance et surtout, soyez très bien préparé lorsque vous en ferez la demande.

Prenez le temps d’établir des bases solides pour le futur.

Tous vos candidats se retrouvent dans un fichier Excel? Pire encore, vous les conservez dans vos courriels?

Le jour où vous aurez plus de 300 CV par mois, ce sera la panique totale.

En utilisant un ATS (Applicant Tracking System), vous pourrez :

  • Conserver tous les CV et les commentaires sur vos candidats en un seul endroit
  • Cumuler des statistiques de recrutement
  • Offrir un suivi d’embauche en temps réel à vos gestionnaires
  • Publier des offres d’emploi en quelques clics, sans avoir besoin d’aller sur chacun des sites d’affichage
  • Trouver rapidement les candidats que vous recherchez
  • Et bien plus encore, selon le type d’ATS que vous avez choisi

S’occuper des candidats est important, mais les employés le sont tout autant. En ayant un SIRH (système d’information de gestion en ressources humaines), vous pourrez :

  • Centraliser les dossiers de vos employés en ligne
  • Retrouver tous les documents que vous cherchez en quelques clics
  • Automatiser le processus d’intégration des nouveaux employés
  • Effectuer le suivi de vos évaluations de rendement
  • Gérer les avantages sociaux en ligne
  • Et une multitude d’autres fonctions que vous gérez manuellement présentement

Si votre organisation n’a pas un gros budget, il existe des produits comme CangarooRH et CangarooATS qui sont offerts gratuitement si vous transférez vos services de courtage en assurance et/ou en rentes collectives.

En utilisant les bons outils dès le début, vous allez sauver du temps, économiser de l’argent et vous positionner comme un joueur stratégique au sein de votre organisation.

 

 

Conseils en rafale

 

5. Bâtissez un grand réseau RH

En ayant un grand réseau, vous pouvez appeler des experts lorsque vous en avez besoin. En étant la seule personne à démarrer un département de ressources humaines, c’est toujours bon d’avoir un deuxième avis.

6. Acceptez que vous ne pouvez pas tout savoir

N’ayez pas peur de l’avouer si vous ne croyez pas être en mesure de réaliser une tâche. Oui, il faut rester positif, mais si vous ne possédez pas les compétences requises, vaut mieux l’accepter plutôt que de reporter le projet sans jamais l’accomplir.

7. Soyez proche des employés

Rencontrez-les régulièrement, posez-leur des questions, intéressez-vous à eux. Vous aurez plus de chances qu’ils se confient à vous s’ils ressentent une certaine proximité.

8. Rendez vos gestionnaires et vos employés autonomes

Votre mission est d’épauler tous les membres de l’entreprise à trouver des solutions par eux-mêmes. Certes, vous pouvez les guider, mais tentez de les rendre autonomes afin qu’ils puissent se débrouiller quand vous n’êtes pas là.

 

Pour terminer, si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés. Ils pourront vous fournir tout le support, la formation et la documentation nécessaire.

Démarrer un département de ressources humaines n’est pas chose facile. Vous allez travailler fort, vous buter à certains défis qui vous sembleront insurmontables. N’oubliez pas que c’est grâce à ces défis que vous ferez avancer votre organisation, mais aussi votre carrière. N’ayez pas peur de foncer et de prendre des risques!